Guardar el documento es la obligación
Cuatro normas fijan qué tienes que acreditar ante el SII, con qué documentos y por cuántos años.
Las normas, en su texto
Esto es un resumen para orientarte, no una asesoría tributaria. Para tu caso concreto, habla con tu contador.
La carga de la prueba es tuya. Corresponde al contribuyente probar —con los documentos, libros de contabilidad u otros medios que la ley establezca— la verdad de sus declaraciones y el monto de las operaciones que sirven para calcular el impuesto. El SII no puede prescindir de lo que le presentas, salvo que esos antecedentes no sean fidedignos.
«Corresponde al contribuyente probar con los documentos, libros de contabilidad u otros medios que la ley establezca […] la verdad de sus declaraciones o la naturaleza de los antecedentes y monto de las operaciones que deban servir para el cálculo del impuesto.»
El gasto se deduce si está acreditado. Un gasto es deducible cuando tiene aptitud de generar renta y se asocia al giro, no fue rebajado como costo, está pagado o adeudado en el ejercicio, y se acredita o justifica en forma fehaciente ante el Servicio. La norma exige acreditación fehaciente; no exige factura.
«…todos los gastos necesarios para producirla, entendiendo por tales aquellos que tengan aptitud de generar renta […] pagados o adeudados, durante el ejercicio comercial correspondiente, siempre que se acrediten o justifiquen en forma fehaciente ante el Servicio.»
Ante el tribunal se admite cualquier medio apto para producir fe. Si el asunto llega al Tribunal Tributario y Aduanero, se admite cualquier otro medio probatorio apto para producir fe, y la prueba se aprecia conforme a las reglas de la sana crítica. Es la regla de la etapa judicial: en la fiscalización administrativa manda el artículo 21, y para el gasto, la acreditación fehaciente del artículo 31.
«Se admitirá, además, cualquier otro medio probatorio apto para producir fe.» / «La prueba será apreciada por el Juez Tributario y Aduanero de conformidad con las reglas de la sana crítica.»
Los respaldos se conservan mientras el plazo esté pendiente. Los libros de contabilidad y su documentación se conservan mientras esté pendiente el plazo que tiene el Servicio para revisar las declaraciones. Ese plazo es de tres años como regla general, y sube a seis cuando la declaración no se presentó estando obligado a hacerlo, o la presentada fue maliciosamente falsa.
«Los libros de contabilidad deberán ser […] conservados por los contribuyentes, junto con la documentación correspondiente, mientras esté pendiente el plazo que tiene el Servicio para la revisión de las declaraciones.» (art. 17) / «…dentro del término de tres años… será de seis años… cuando ésta no se hubiere presentado o la presentada fuere maliciosamente falsa.» (art. 200)
Dos precisiones que conviene tener claras
El plazo son tres años, no cinco. Sube a seis solo en los casos de prescripción extraordinaria del artículo 200. Registrario conserva el original por hasta seis años para cubrir el peor escenario.
La boleta sirve sin factura para deducir en renta. La factura es requisito del crédito fiscal de IVA, y una sociedad de profesionales está exenta. Pero la boleta prueba que se pagó, no que el gasto sirviera para producir la renta: eso se acredita aparte.
Que el respaldo esté antes de que te lo pidan
Cada gasto queda con su documento original, ordenado por año y mes, listo para descargar cuando haga falta.